Redactar un email en otro idioma: La guía definitiva

Hoy en día, no es nada extraño que tengas que redactar un email en otro idioma. Existen miles y miles de razones por las que tengas que escribir un email a alguien que no habla tu idioma. Sin embargo, a pesar de lo común de esto, todavía nos surgen muchas dudas a la hora de escribir un email en otro idioma. ¿Cómo dirigirse a alguien de acuerdo a su cultura? ¿Debo escribir un email en un tono formal o informal? ¿Cómo cuidar la ortografía y la gramática?

Estas son dudas muy frecuentes que no siempre podrán resolverse con el traductor o con las funciones de tu plataforma de emails. Por eso, hoy te daremos una guía completa sobre la redacción de un email en otro idioma. Verás algunas claves de estructura, formas de dirigirte al receptor, el asunto y muchas cosas más.

¡Prepara papel y boli porque esta será una de las mejores lecciones para mejorar tu comunicación!

Los errores al escribir un email en otro idioma

Puede sonar un poco peculiar que escribir un email en otro idioma sea un tema importante. Podrías pensar que hoy en día eso ya no importa, pues las plataformas de email hacen la traducción automática. Además, si necesitas hacer un email, el lector podrá buscarse la vida y ver cómo puede hacer para traducirlo… ¡Grave error!

En muchas circunstancias, un email en otro idioma puede marcar la diferencia de formas trascendentales. Sin querer, puedes cometer fallos de cortesía, confundir expresiones y hasta faltarle el respeto al lector. Algunas expresiones que son comunes y cotidianas para ti, pueden ser muy mal vistas en otro idioma.

Además, es clave comprender que no todas las culturas tienen las mismas formas de dirigirse al receptor de una comunicación. Veamos algunos ejemplos de errores frecuentes y cómo puedes evitarlos.

Errores de cortesía al receptor

Para muchas culturas, existe una enorme diferencia entre la escritura formal e informal. Es decir, el uso del «tu» no está bien visto en culturas en las que se privilegia el «usted» en el lenguaje formal. El español es un buen ejemplo de esto. Especialmente, en las formas de español de América Latina y el Caribe.

En estas regiones, el «usted» prevalece en el lenguaje formal. Se debe usar con personas de mayor autoridad o con las que no se tenga algún tipo de relación.

Más o menos pasa lo mismo en culturas como la japonesa. Al escribir un email en japonés, se debe usar el Keigo o japonés formal. Esta modalidad del idioma se usa al comunicarse con una persona mayor, con más jerarquía o desconocida.

Aunque estas «formalidades» están siendo reducidas paulatinamente, en muchas culturas se mantienen. Por lo tanto, al escribir un email en otro idioma, debes tenerlas en cuenta.

Los títulos 

En algunas culturas, es común usar sustantivos que anteceden al nombre de una persona. Por ejemplo, en español se suele usar «señor», «señora», «don» o «doña». En francés, los sustantivos «monsieur», «madame», «mademoiselle», son muy comunes. En inglés, «mister», «miss», «madam», suelen acompañar a las comunicaciones. Y así en casi todos los idiomas.

Estos sustantivos, no sólo son meras formalidades o formas «encorsetadas» de comunicación. En muchas culturas obviarlos se considera una falta de respeto o un exceso de confianza. 

Otra particularidad es lo que sucede en gran parte de los países latinoamericanos. En algunos países, los títulos profesionales como «ingeniero», «licenciado» o «doctor», se usan muy a menudo en el lenguaje formal. Para los estadounidenses, obviar el sustantivo «MD», «PhD» u otro similar, puede ser un poco descortés. 

Los coloquialismos

Este error no sólo pasa al escribir un email en otro idioma. Incluso usando nuestra lengua materna podemos cometer estas pequeñas distracciones que causan interferencia. En tu ciudad o tu región, muchas palabras son comunes y usadas en tu lenguaje cotidiano. Sin embargo, en otras latitudes pueden ser totalmente desconocidas. Aún peor, pueden tener un significado totalmente opuesto.

Esta es una de las razones por las que debemos tratar de ser lo «más neutros» posible al escribir. Especialmente, en el lenguaje formal y en un email de trabajo. Evita al máximo el uso de coloquialismos y modismos a la hora de escribir. Esto evitará errores de traducción que puedan malinterpretarse.

Las abreviaturas, apócopes, tecnicismos y extranjerismos

Somos muy dados a abreviar las palabras. En el lenguaje de oficina, esto es más que común y por eso pensamos que está bien hacerlo. No obstante, no es una buena idea abreviar al escribir un email en otro idioma. Verás, las abreviaciones de palabras suelen ser fáciles de interpretar por quien está familiarizado con ellas. Pero para una persona que habla otra lengua puede confundirse. Más o menos lo mismo pasa con los apócopes, es decir, palabras recortadas o siglas fonéticas que se usan como forma de abreviación.

Un caso muy frecuente en los emails de trabajo es incluir tecnicismos como una forma de expresión cotidiana. Pero piensa si tu receptor las domina y, aún más, si la traducción no cambia el significado. También, evita con todas tus fuerzas usar extranjerismos en una comunicación formal. Seguramente, podrás encontrar un sinónimo que te ayude a expresar lo que quieres decir.

La extensión, ortografía y estructura del texto

Esto no sólo aplica a un email en otro idioma… ¡Aplica siempre! Cada vez que vayas a escribir un email, piensa en tu lector. Empatiza con él o ella y analiza si la extensión o forma de presentar la comunicación no te juega en contra. ¿Tiene tiempo esta persona para leer un email de miles de palabras? o, por el contrario, ¿sólo leerá el primer párrafo y lo pasará a la «papelera»?

Estas son preguntas que debes responderte cuando redactes un email en otro idioma. Sobre todo, en las culturas donde la capacidad de resumir es apreciada. Toma por ejemplo un idioma como el inglés o el chino. En estos idiomas, se valora mucho más decir lo que tengas que decir con menos palabras. Por ende, suelen apreciar los emails concisos y más directos.

La ortografía y la gramática no son cosas superfluas o por las que no debas preocuparte al escribir un email en otro idioma. Si te comunicas con otra persona, máxime, si es un email formal, debes cuidar las formas. Un error ortográfico y gramatical puede ser muy vergonzoso. 

Ahora bien, ya vistos los errores, pasemos a la acción…

¿Cómo escribir correctamente un email en otro idioma?

Como ya te habrás dado cuenta, no hablamos de un email en otro idioma para un amigo o alguien cercano. Hemos venido hablando de los emails formales, de trabajo o que requieren un mayor cuidado. Ese tipo de email que puede ser la diferencia en tu vida laboral o profesional. Por ende, son comunicaciones en las que las formas importan… ¡Y mucho!

Por esta razón, por encima de confiar en que el traductor hará todo el trabajo, debes cuidar los detalles. Estas son sólo algunas recomendaciones que harán de un email en otro idioma, un recurso eficaz para ti. Veamos.

El asunto

Muy pocas personas dedican tiempo a redactar el asunto del email. Sin embargo, este es uno de los puntos en los que más debes dedicar tu esfuerzo. Si lo ves de una forma física, el asunto es como la «valla publicitaria» de tu texto. Escribir un asunto genérico o anodino es la forma más rápida de que tu lector lo pase de largo.

Al redactar el asunto, debes tratar de lucirte. Un buen asunto es corto, fácil de leer, conciso y resumir la comunicación. Usar frases como «info», «en el texto», «saludos» o cualquier otra, tendrá más probabilidades de pasar desapercibido. Por el contrario, un asunto llamativo y que genere intriga será como si le agregaras luces de neón a tu email.

Trata de personalizar tu asunto al máximo, si puedes, usa el nombre del receptor en él. Leer nuestro nombre es un poderoso atractivo y nos llevará directamente al email. Otro consejo es usar una frase que resuma el contenido con verbos de acción que generen curiosidad en el lector.

El cuerpo del email en otro idioma 

Aquí nos vamos a referir a la presentación, es decir, a la forma y no al contenido. Los expertos en edición y redacción llaman a esto «maquetación». Para que lo veas de forma más fácil, la maquetación es el equivalente en la escritura a vestirte para una ocasión determinada. Y si hablamos de un email formal, la maquetación es como ponerle un traje de gala a tu texto.

A la hora de escribir un email en otro idioma, las formas no desaparecen y, por el contrario, toman protagonismo. Un email que inicia y acaba como un bloque continuo de palabras sin separación, sin espacios y amorfo, no es «apetecible». Contrariamente, un email con una estructura diferenciable, con párrafos definidos y una coherencia visual, será «más fácil» de leer. Aunque el contenido no cambie.

¿Cómo debe ser la estructura del cuerpo en un email?

Un email, incluso un email en otro idioma, tiene una estructura similar a la de una carta. Especialmente, en la escritura formal. Debes comenzar con un encabezado en el que diriges la comunicación e identificas al receptor. «Estimado Sr. González», «Su Excelencia Dr. Pérez» y varios ejemplos más son aplicables.

Luego, debes escribir un párrafo de entradilla. Suele ser un párrafo corto de un par de líneas en el que haces una introducción al tema. Aquí, muchos autores recomiendan hacer un pequeño resumen del texto. O sea, que sólo leyendo la entradilla, el lector sepa de qué va el resto.

Posteriormente, dedica uno o dos párrafos como máximo al cuerpo de la comunicación. No te excedas en el número de líneas y trata de hacer cada párrafo con una extensión de cinco o seis líneas.

Por último, deja espacio para un párrafo corto de «llamado a la acción». Es decir, unas líneas que indican al lector qué debe hacer. Le puedes dar tus datos de contacto para que se comunique contigo, que descargue un adjunto o mil cosas más. No olvides despedirte con cortesía y agradeciendo el tiempo dedicado a leerte.

Los adjuntos, imágenes y elementos gráficos

Muchas veces, un email en otro idioma viene acompañado de uno o varios archivos adjuntos. Estos son documentos, vídeo, imágenes u otros recursos multimedia de apoyo. Adjuntar estos archivos tiene también un proceso y una estructura formal.

En primer lugar, trata de nombrar tu archivo con un nombre que de un indicio de su contenido. Por ejemplo, si tu archivo adjunto se llama «gt_6641_huy.exe» es muy probable que no tenga relevancia para su lector. Pero, si por el contrario, se llama «contrato de servicios», es más probable que sea abierto.

Otro tema clave es comprimir tus archivos al máximo y usar softwares de uso común. Si un adjunto es muy pesado o tarda mucho en descargar, puede tener el riesgo de ser obviado. En internet hay muchas herramientas de compresión de archivos gratuitas y fáciles de usar.

Una vez vistas estas recomendaciones sobre errores comunes, veamos algo que te interesa mucho:

¿Cómo traducir un email en otro idioma? 

Traducir un email en otro idioma no es un asunto menor. En este punto puede estar la diferencia entre un email bien escrito y uno cuyo destino será la papelera. Inclusive, una mala traducción puede ser catastrófica, especialmente, si de ella depende un trabajo o algo trascendental. Por ende, cómo traducirás un email en otro idioma es clave. En este sentido, existen diferentes opciones en el mercado actual.

En el mercado hay decenas de páginas de traducción. Muchas son gratis y no tienen ninguna complicación técnica. Simplemente, copias un texto, lo pegas en una web y te arroja una traducción. ¿Fácil, no? El problema no es la dificultad del proceso, es la precisión del resultado.

Usar páginas de traducción al azar puede ser algo así como jugarse todo a un número de la ruleta. Puedes acertar y hacer una traducción correcta, gramaticalmente adecuada y sin errores. Pero… ¿Qué pasa si el traductor hace mal su trabajo y te da un texto incorrecto, lleno de errores y que obvia el sentido? Para evitar esto, he aquí algunas recomendaciones.

Usa herramientas de traducción con buenas recomendaciones

En el App Store de tu móvil o tu ordenador, cada aplicación tiene una clasificación en estrellas y puntos. Elegir las de mayor puntuación puede ser una garantía de éxito. Por lo general, las apps con mejores resultados, tienen las más altas calificaciones.

Sin embargo, no siempre este sistema es tan preciso como quisieras. Por ello, tómate algo de tiempo para leer las opiniones de los usuarios. La gente no suele ser muy dada a escribir buenas opiniones. Pero, si no les ha gustado la herramienta, no tendrán reparos en decirlo. Esta es una buena forma de saber si la aplicación será la mejor para ti.

Fíjate en la precisión ortográfica y gramatical

Se puede decir, sin lugar a dudas, que el cuidado que hacen las aplicaciones a la correcta escritura es básico. Las apps y softwares que funcionan con sistemas cerrados y de código abierto, suelen ser más propensas a errores. Esto se debe a que los desarrolladores no invierten el tiempo necesario en mejorar la ortografía y gramática de los resultados.

Haz algunas pruebas, escribe una frase conocida o, aún mejor, toma dos textos ya traducidos y pásalos por el traductor. Si notas muchos errores, lo mejor es no usar esa aplicación.

Facilidad de uso, múltiples opciones y herramientas innovadoras

Esta es una de las claves más importantes al usar herramientas para escribir un email en otro idioma. Al elegir las herramientas, debes fijarte que tengas múltiples recursos que complementen la traducción. Por ejemplo, las apps de traducción de Talkao cuentan con una serie de recursos integrales.

Además del Traductor de texto Talkao, cuentas con el Diccionario Talkao con miles de definiciones, sinónimos y ejemplos. Así, podrás usar palabras más acertadas y correctas que te permitirán enriquecer tu texto. Adicionalmente, el diccionario tiene más de un centenar de idiomas con decenas de miles de palabras y aplicaciones. 

Por si fuera poco, el traductor de documentos Talkao puede traducir en otros alfabetos en casi todos los idiomas. Sólo con tu móvil puedes traducir cualquier palabra, incluso si están insertas dentro de imágenes. Este recurso es muy importante para darle a tu email una mayor precisión. 

Un aspecto fundamental es que todas las apps de Talkao son muy intuitivas y puedes usarlas en cualquier dispositivo Android o iOS. Así, podrás traducir un email en otro idioma o cualquier texto que quieras escribir.